CÓMO MANTENER BAJO CONTROL A LOS CUATRO MAYORES CONSUMIDORES DE TIEMPO? (II).

CÓMO MANTENER BAJO CONTROL A LOS CUATRO MAYORES CONSUMIDORES DE TIEMPO? (II).

 

Sugerencias sobre el uso del correo electrónico.

¿Es usted de las personas que a diario reciben decenas y decenas de correos electrónicos? Si su respuesta es “sí”, K. Gleeson le hace las siguientes sugerencias para establecer buenos hábitos al momento de revisar y enviar e-mails: 

·        Trate un solo asunto en cada mensaje.

·        Defina claramente el tópico en el encabezado del mensaje.

·        Haga su mensaje breve pero incluya toda la información necesaria para que el destinatario pueda actuar o contestar.

·        No envíe el mensaje más que a las personas directamente involucradas. No envíe copias de más.

 

Con respecto a la revisión del correo electrónico, se tienen las siguientes recomendaciones para usted:

·        Revise el “buzón de entrada” de tres a cuatro veces al día, preferentemente por la mañana y al final de la jornada.

·        Cuando lea sus emails, atiéndalos de una sola vez, no deje asuntos pendientes.

·        Use un anti spam para evitar el “bombardeo” de correos electrónicos no solicitados.

·        Cuando responda correos electrónicos, guárdelos en una carpeta adecuada, para no congestionar la bandeja de entrada.

A pesar que éstas sugerencias parecen muy sencillas, al ponerlas en práctica son de gran utilidad para manejar de una mejor forma y darle un uso más adecuado a nuestro correo electrónico.  Trate de aplicarlas desde el primer día, y verá que en menos de una semana ya estará obteniendo los frutos de su esfuerzo, al notar que durante el día tiene más tiempo para otras actividades.

Obtención de informaciones. 

A diario necesitamos estar informados de los acontecimientos que ocurren en la empresa o en cualquier ámbito de la vida, y la información es importante para maximizar nuestra efectividad. A continuación algunas formas recomendadas por el MBR, con las cuales usted puede ampliar su red de información:

·        “Conozca los secretos de su secretaria. Esto puede ayudarlo a conocer cómo y dónde se conservan sus archivos, dónde y mediante qué códigos se registran los clientes y las direcciones de otras personas importantes, qué se hace con las planillas impresas de la computadora después de que usted las ha visto. Usted nunca sabe cuándo puede necesitar encontrar algo rápidamente cuando su secretaria no está presente.

·        Permita que su secretaria sepa qué asuntos tiene usted en mente. Esto es generalmente una buena práctica para formar un grupo eficiente. Puede ser especialmente valioso si usted es receptivo a sus sugerencias con respecto a lo que usted hace; ella puede saber cosas acerca del trabajo y de la gente de la compañía que le pueden ser útiles. Sin embargo, es posible que a ella no se le ocurra comunicárselo a menos que usted se muestre dispuesto a escucharla.

·        Mantenga a sus subordinados enterados de sus proyectos. Ellos también pueden tener información de utilidad en un área determinada y estarían dispuestos a compartirla con usted si conociera sus planes.

·        Aprenda todo lo que sea posible acerca de las posibilidades de la computadora. Podría ocurrir que el centro de procesamiento de datos de su compañía se orientase más hacia sus necesidades si ellos supieran cuáles son. Hable con el gerente de procesamiento de datos y averigüe cuánto más útil ese departamento podría ser en suministrarle el tipo y frecuencia de datos y cifras que usted podría utilizar.

·        Sepa cuáles son los líderes informales debajo de su nivel. Independientemente del organigrama, algunas personas son centros de información o líderes sin título. Ya sea porque son curiosos, o porque se granjean la confianza de otros, o simplemente porque su trabajo los pone en contacto con una amplia esfera de la organización, la verdad es que algunas personas saben mucho más que los demás y el trabajo de la compañía. El ejecutivo avizor permanece en contacto con tales subordinados de una manera casual e informal, lo que le permite mantenerse bien informado”.