CÓMO MANTENER BAJO CONTROL A LOS CUATRO MAYORES CONSUMIDORES DE TIEMPO? (I).

¿CÓMO MANTENER BAJO CONTROL A LOS CUATRO MAYORES CONSUMIDORES DE TIEMPO? (I).

 

Uno de los aspectos más importantes en todos los ámbitos de la vida es el poder trabajar en equipo.  Gracias a ello el éxito es posible. Pero en muchas ocasiones resulta que la gente, a menudo hecha por tierra los planes que se habían trazado para distribuir el tiempo. 

El MBR establece que “las interrupciones personales, las reuniones, el teléfono y la obtención de información son, en ese orden, los mayores problemas que los ejecutivos han encontrado en la administración de su tiempo”. 

Veamos brevemente cada una de éstas áreas y la forma de combatirla. 

El control de las interrupciones personales. 

A diario ocurren interrupciones sin premura, a cada instante del día, que vienen a reducir el rendimiento de cada trabajador. Para minimizar los efectos negativos de las interrupciones personales, el MBR nos propone dos alternativas: “el aislamiento” y el “estar disponible”. Analicemos brevemente cada una de ellas:

·        Aislamiento. ¿Acaso no le ha ocurrido a usted alguna vez que necesita estar solo? ¿Le es imposible avanzar con algún reporte mientras se encuentra en su oficina? En muchas ocasiones sentimos que no avanzamos en algún trabajo que nos urge terminar, y es aquí cuando la situación amerita un aislamiento. Pero claro que no es aislarse del mundo por completo, sino simplemente el no estar disponible a ciertas horas del día, a fin de evitar las interrupciones superfluas. 

En una ocasión me sucedió que debía presentar un informe al Presidente de la Compañía, y para concentrarme y evitar distracciones pedí prestada la oficina de un colega. De esta forma pude concentrarme y entregar a tiempo el informe solicitado. Durante éste lapso de tiempo, mi asistente quedó encargado de atender algún cliente que llegara a buscarme, atendiéndole y resolviendo sus quejas y/o consultas. 

Otros sitios recomendables, en donde usted puede obtener un poco de aislamiento es la biblioteca de la empresa, una oficina desierta, la sala de seminarios y conferencias, etc., y solamente su Asistente sabrá dónde se encuentra, para llamarle en casos de verdadera urgencia. Otra recomendación es no atender a nadie que no tenga una cita previa, de ésta manera usted podrá organizar el día por completo.

·        Disponibilidad provechosa. Imagino que usted, en alguna ocasión, se ha encontrado con ejecutivos que tienen permanentemente abierta la puerta de su oficina, este es un buen ejemplo de “disponibilidad provechosa”.

El permanecer informalmente disponible para las personas, ayuda a los ejecutivos a estar en contacto con lo que sucede en la empresa. Pero para tener una disponibilidad provechosa exitosa, el MBR establece las siguientes normas: delegue eficazmente, reúnase en la oficina o lugar de trabajo de los demás, realice visitas periódicas en toda la empresa, protéjase de los visitantes molestos y sea franco sobre sus preferencias. Todo esto le ayudará a minimizar las interrupciones en su lugar de trabajo. 

Obtenga el máximo beneficio de las reuniones.

Cuando nos referimos a reuniones, muchos empleados comienzan a hacernos caras largas, gestos negativos, y otras señales que indican negatividad.  Pero debido a que el hombre es un ser social, necesita relacionarse con otras personas, y las reuniones son de utilidad para éste propósito.

El éxito de las actividades diarias en una empresa, depende en gran medida de una reunión exitosa, donde todos los empleados participen activamente, aportando ideas, discutiendo problemas y encontrándoles solución, etc.

Con respecto al desarrollo de una reunión, el Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR) recomienda mucho reuniones sin ceremonia. “Yo prefiero hacer tres reuniones de 15 minutos. De ese modo hay más concentración”. Y continúa diciendo que prefiere un salón de conferencias en vez de su oficina como lugar de reuniones. “Eso evita las interrupciones e induce a una actitud de mayor concentración”.

Las complejas interacciones humanas que se producen en las reuniones son muy variadas.  Se le aconseja al amigo lector que lea  detenidamente el Curso sobre Reuniones Efectivas en AulaFacil.com donde se toca más detalladamente este asunto.

 

Respecto al teléfono.

En muchas ocasiones al teléfono no se le da el uso adecuado, y más bien se “abusa del teléfono”. Es cierto que el receptor de llamadas acorta distancias, pero también se convierte en uno de los mayores consumidores de nuestro “tiempo”.

A continuación se presentan algunas sugerencias retomadas del MBR sobre lo que se puede y no se puede hacer con respecto al uso del teléfono.

 

Cosas que deben hacerse:

·        Puede utilizar el teléfono para ahorrar camino.

·        Cuando necesite una información inmediatamente.

·        Cuando desee difundir información en forma rápida.

·        Si necesita convocar a reuniones de último momento.

·        Para recibir información sobre el avance de actividades o proyectos importantes.

·        Para mantener un estrecho contacto con algunas personas.

·        Use el teléfono si esto le brinda una sensación de tranquilidad.

 

Cosas que no deben hacerse: 

·        Tratar de sustituir un documento formal con una llamada telefónica.

·        Cuando deba comunicar una misma información a varias personas, mejor redacte un memorando y envíelo “con copia”.

·        Cuando deba tratar asuntos delicados, es mejor hacerlo “face to face”, ya que por teléfono, no nos damos cuenta de muchas situaciones, por ejemplo, del lenguaje corporal de nuestro interlocutor.

·        Cuando los mensajes no sean urgentes y tampoco se requiera contestación.

·        Si debe discutir asuntos complejos y largos, tampoco es recomendable utilizar el teléfono en este caso, salvo que programar una reunión sea imposible.

Otro aspecto importante referente al teléfono, recalca el autor K. Gleeson, es lo relacionado con la atención de las llamadas telefónicas. Gleeson recalca que cada persona “tome la decisión de no aceptar llamadas telefónicas sin ton ni son, durante el día de trabajo. En lugar de esto, establezca un sistema para retornar las llamadas (dependiendo de su tipo de trabajo) quizá durante uno o dos periodos del día”.  

Por ejemplo, usted puede decidir recibir llamadas en el lapso de las 11:00 a las 12:00 horas y de las 15:00 a las 16:00 horas, en este caso, debe brindarle instrucciones precisas a su Asistente para que filtre las llamadas y no se las pase a cualquier otra hora del día, a menos que existan llamadas de clientes importantes, de sus jefes superiores o llamadas urgentes, que necesiten ser atendidas en el instante en que ocurren.

PERMANECER SIEMPRE EN EL PRESENTE.

PERMANECER SIEMPRE EN EL PRESENTE.

El MBR establece que “el tiempo verdadero o real”, tanto para personas como para computadoras, significa “ahora”. De tal forma que lo único que debe interesarle a usted es el “ahora”, el “presente”. En consecuencia, enfóquese en lo que tiene que hacer hoy, no en el ayer, ni en el mañana, ya que esto solamente es una interferencia para que usted realice efectivamente las actividades de hoy. 

Aproveche al máximo cada momento del día.  Para lograr esto, el MBR propone las siguientes guías que se transcriben textualmente:

·        Acepte la responsabilidad de sus decisiones. En cada momento, cualquiera sea la cosa que esté haciendo, usted ha elegido hacerla. Nadie lo ha obligado a ello. Si eligió desacertadamente, usted tiene la posibilidad de cambiar. Si eligió bien, tiene que hacerlo lo mejor que pueda.

·        Considere cada decisión positivamente. Usted ha decidido emplear una hora en algo; dedíquele pues, esa hora. No diluya su energía con dudas o preocupaciones sobre otras cosas que usted no está haciendo en el momento o con lo que piensa hacer en el futuro.

·        Si algo lo perturba continuamente, confróntelo. A veces, algún problema se torna obsesivo y absorbe el tiempo y la energía destinados para otras tareas. Aunque sea relativamente de poca importancia con respecto a sus metas reales, problemas tales como planificar una reunión, una carta difícil de escribir, o un compromiso largamente postergado, y todavía incumplido, deben ser confrontados para liberar su mente. El acto más constructivo, por supuesto, es resolverlo y olvidarlo si fuera posible. Pero si usted no puede dedicarse al problema en el momento, determine una fecha definida en el futuro. El saber que usted ya ha decidido tratarlo en otro momento, evitará que ese problema bloquee su atención.

·        Todos los días, periódicamente, identifique conscientemente el momento que está viviendo. Sólo por una fracción de segundo, tal vez cinco o seis veces por día, deténgase y mire a su alrededor. Sea consciente de que “aquí es donde estoy y esto es lo que estoy haciendo”. Este simple ejercicio lo ayudará a conservarse centrado, en equilibrio y enfocado con su propio y único “ahora”. La gente que se detiene periódicamente para reconsiderar el momento que vive, encuentra que se mejora su concentración sobre la tarea presente y también aumenta su eficacia para tratar con ella.

Lo que hemos descrito anteriormente, K. Gleeson lo representa en forma gráfica de la siguiente manera:

Figura 1.1. Tomado de Kerry Gleeson. Con el trabajo pendiente la atención se concentra en el pasado, no en el futuro.

La figura anterior representa lo que ocurre cuando tenemos asuntos pendientes, labores que nos falta desarrollar, quitan nuestra atención y no nos dejan que nos enfoquemos en el presente para vislumbrar hacia el futuro.  

Kerry Gleeson propone el siguiente ejemplo: “suponga que está participando en una carrera que inicia en el Presente y cuya meta es el Futuro. Si en vez de arrancar del Presente lo hace del Pasado, tiene mucho camino inútil que recorrer, ¡antes de siquiera llevar al punto de partida!”.

De esta misma manera, cuando tenemos asuntos sin resolver, siempre los tenemos en mente, y no permiten que avancemos en la carrera hacia nuestra meta: el futuro.

¿CUÁNDO COMENZAR? ¡¡YA!!

¿CUÁNDO COMENZAR? ¡¡YA!!

 

El autor J. T. McCay expresa que “la llave para alcanzar éxito en el manejo del tiempo, como en todo, se cifra en el deseo. Necesitamos despertar un apasionado deseo para desarrollar nuestras potencialidades. Cuanto hagamos debe estar supeditado a ese deseo”.

Walter Russell, filósofo, pintor y escultor norteamericano, afirma: “la mediocridad es una auto-imposición; la genialidad es un auto-otorgamiento”. Si queremos tener éxito en nuestras labores diarias, debemos comenzar “YA”.

J. T. McCay también apunta que “no importa cual sea el nivel de desarrollo de nuestras habilidades, nuestra capacidad potencial es de tal modo grande, que no nos alcanzará la vida para actualizarla. Sea cual sea nuestra preparación académica, nuestra experiencia, posición o edad, nunca es tarde para emprender la aventura de dominar el tiempo”.

 

Bien dicen que “nunca es tarde para comenzar”, así que usted, amigo lector, no importa la edad que tenga, no importa su condición social, ni su grados académico, solamente importa una cosa, “el deseo de manejar mejor nuestro tiempo”.  De tal forma que le invitamos a obtener el mayor provecho de este curso, para que usted se convierta en un triunfador ante el tiempo.

 

Un caso interesante nos plantea el autor Kerry Gleeson, quien establece en su obra que cuando una persona solicita su ayuda para organizarse mejor, lo primero que hace es pedirle que “ordene su escritorio”. Nuestra área de trabajo es muy importante dentro de nuestra vida profesional, por tal motivo, ordenar el escritorio y ejecutar las actividades pendientes es una tarea que debido a “malas costumbres” no realizamos, pero debería ser parte de nuestra filosofía diaria de trabajo.

 

Y a partir de lo anterior, K. Gleeson relata la siguiente anécdota: “una primera visita con un cliente incluyó una limpieza total de su escritorio. Trabajamos con cada uno de los papeles que ahí había, uno por uno, hasta que todo lo que podía hacerse se había hecho. Hablamos acerca de resolver todos los asuntos desde la primera vez, explicando el Hágalo ahora, y el cliente quedó tan impresionado que se comprometió a adoptar el Hágalo ahora como su nueva filosofía de trabajo”.

CREANDO UN NUEVO HÁBITO!

CREANDO UN NUEVO HÁBITO!

 

K. Gleeson coloca el siguiente ejemplo: “Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos hábitos. Puede ser que haya entrado a un restaurante nuevo por curiosidad o por accidente, y darse cuenta que le gustó, lo que le induce a regresar una y otra vez. Algo similar sucede con los hábitos nuevos, hay que empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el hábito de actuar ahora. Hágalo ahora, en el momento en que una idea positiva cruce su mente para probar un método nuevo de hacer su trabajo. Intente manejar a su oficina por una ruta diferente, cuando sienta el impulso de hacerlo”.

Para saber manejar mejor nuestro tiempo, debemos entonces crear nuevos hábitos, y eliminar los malos hábitos. A continuación algunas ideas para realizar esto retomadas de K. Gleeson:

 

Construya una lista diaria de "cosas para hacer" y refiérase a ella frecuentemente.

Usted puede comenzar a hacer una lista de "cosas para hacer" sólo después de experimentar el éxito usando un calendario de planificación, tal como el que se detalla en este curso. Durante la primera revisión de su planificador en la mañana, haga una lista de todo lo que tiene que hacerse durante ese día. Mantenga la lista relativamente corta, por ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que usted pueda tener éxito al completar toda su lista. 

Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un día y recuerde programar algún "tiempo personal" incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los ítems. Haga una lista de acciones específicas en vez de conceptos vagos. Por ejemplo, "comprar flores para mi esposa" sería un ítem más específico que "ser amable con mi esposa".

Examine continuamente la lista y asigne a cada cosa fecha y hora específicas en el planificador diario. Trate de completarlas según lo programado, tratando siempre de revisar su lista y cumplir con las cosa ahí escritas. Subraye o tache las cosas que ya haya realizado, y evalúe las que tiene pendientes de realizar.

Cuando finalice el día, vuelva a la lista y revísela. Es importante que usted se autofelicite siempre que haya completado todas las cosas que tenia pendientes realizar.

Cuando le queden actividades pendientes de realizar, simplemente páselas a la lista del día siguiente. Pero si esto ocurre con frecuencia, puede ser que usted esté tratando de abarcar más de las actividades que usted puede desarrollar. En este caso, otra sugerencia es que delegue algunas actividades, para concentrarse en las prioritarias.

Escriba en orden de prioridad su lista y actúe de acuerdo a ellas.

Usted puede desarrollar su lista de “cosas pendientes” colocándoles sus respectivas prioridades. Por ejemplo, puede ordenarlas de “mayor a menor”, otro sistema es de clasificarlas como “Primarias”, “Secundarias” y “pendientes de realizar”. 

K. Gleeson es categórico al afirmar que usted debe elegir el método que mejor se acomode a su estilo, y comience a poner en orden de prioridad su lista de “cosas pendientes”.

Otro punto importante a destacar, es el hecho de practicar afirmaciones que le sean de utilidad para mantener el ritmo de trabajo y no desviarse de su lista de prioridades durante todo el día. Por ejemplo, algunas afirmaciones que usted puede repetirse a lo largo del día son: “Sigue adelante, ya casi terminas”; “vamos, concéntrate”; “finalizo mis prioridades con éxito”, etc. Cabe destacar que éste tipo de afirmaciones se recomienda que sean en forma positiva, y evitar afirmaciones del tipo “no me distraigo”, hay que evitar el “no”.

 

Un sistema particular. 

Continuando con el tema de hacer una lista, el autor J. T. McCay nos propone los siguientes pasos para desarrollar una lista de prioridades:

1.      Tomemos dos hojas de papel.

2.      Encabecemos una de ellas con el rótulo “TENGO QUE HACER...”, y la otra con un “CONVIENE QUE HAGA...”.

3.      En la hoja rotulada “TENGO QUE...” pongamos una lista solamente de aquellas cosas que debamos hacer hoy.

4.      En la otra hoja, bajo el rótulo “CONVIENE QUE HAGA...” escribamos todas aquellas cosas que creamos que deben hacerse, que sintamos como dignas de llevarse a cabo.

5.      Archivemos la lista correspondiente al “CONVIENE QUE HAGA...” para futuras referencias.

6.      Ejecutemos punto por punto lo anotado en nuestra hoja titulada “TENGO QUE...”.

 

El mismo J. T. McCay dice que la clave del método estriba en la selección de aquellos ítems que deben ponerse en la lista bajo el rótulo “TENGO QUE...”. No debe incluirse nada que no suponga como respuesta un SI, a la siguiente pregunta: ¿Se perjudica en algo mi trabajo, mis colaboradores o mi familia, aunque sea de modo insignificante, si dejo de hacer esto hoy?

 

Al hacer esto le sorprenderá las pocas cosas que en realidad tenemos que hacer. De la misma forma, al estudiar la lista de las cosas que “Conviene Hacer”, que muchos de estos puntos carecen de importancia.  Concluye McCay diciendo que “si practicamos este procedimiento, encontraremos un ahorro de tiempo desde el primer día. Este tiempo ahorrado debemos utilizarlo para trazar de inmediato objetivos a desarrollar en los próximos tres meses, y así sucesivamente”.

FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO (III).

FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO (III).

 

5. El tiempo como árbitro.

Cuando una persona considera al tiempo como “árbitro” en su vida, simplemente significa que lo está considerando como a un juez.

En este caso, el MBR señala los siguientes casos cuando se considera al tiempo como árbitro:

·        Adquirir los medios de precisión cronológica absoluta. Algunas personas invierten mucho dinero en relojes de precisión, otros equipan sus casas y oficinas con una gran variedad de relojes a los que dan cuerda ceremoniosamente, y otros están frecuentemente pendientes de los radiorreceptores para informarse de la hora del día. Estos comportamientos significan que la persona está en sincronización con el árbitro, de quien obtienen las señales precisas.

·        Mentir y encubrir. Aún cuando haya concedido al tiempo la autoridad de árbitro, no significa que usted acepte siempre de buen grado sus “decisiones”. Es por eso que la gente utiliza frases como “escaparse para un descanso”, “robar un momento” para indicar que: a) ellos saben que están contraviniendo las “órdenes” y que no deberían estar haciendo lo que hacen; b) ellos lo quieren hacer y lo harán de todas maneras; y c) ellos aceptan la culpa por la infracción cometida, pero esperan de alguna manera escapar al castigo que merecen.

·        Desear complacer a la autoridad externa. Psicológicamente, el reloj representa al padre, maestro o jefe. Observe que las personas en tal estado psicológico no miran el reloj para tener una información neutral; más bien, al ver la hora, sonríen, se preocupan o se agitan por el mensaje implícito que les envía el instrumento.

·        Ceder a la tentación de cambios periódicos en las actividades normales. La gente que ve al tiempo como a un árbitro siente a veces la necesidad de escapar a sus designios por un momento. Esto explica el comportamiento incongruente de la persona concienzuda y altamente disciplinada en su trabajo, que en los días de asueto se dedica a escalar montañas o se deja crecer la barba. O el empleado muy responsable que, sin tener síntomas de ninguna enfermedad, llama a la oficina para dar parte de enfermo después de haber completado una labor muy exigida el día anterior.

Además, el MBR también advierte que “el gran inconveniente, sin embargo, es que el mecanismo humano es demasiado complejo para ser juzgado simplemente en su cronometrismo. Los ritmos internos son variados y cambiantes. La gente que se empeña en amoldar su comportamiento al reloj descubre finalmente que no desarrolla sus potenciales, en detrimento propio y de su trabajo”.

 

6. El tiempo como fuerza neutral.

Un simbolismo muy interesantes es brindado por el MBR al expresar que: “el tiempo es como un recurso natural que se nos otorga al nacer. En cierto sentido es, como el aire, un medio de sustentación; y, como los dedos y las manos, un medio de aplicaciones tan variadas y complejas como nos permita nuestra imaginación. Los minutos y las horas, aun las semanas y los años, son imágenes convenientes de tiempo que dan a la gente una base común para compartir y comprender lo que ocurre, y para disponer lo que se espera que ocurra”.

La idea final es llegar a vencer la preocupación por el devenir de las horas, a fin de tener una visión del tiempo que se dispone en su totalidad. Solamente así podremos tomar completa responsabilidad de nuestro tiempo, y hacer lo que realmente deseemos hacer con éste recurso tan valioso.

Dejar de ver al tiempo como a un amo, como a un enemigo, como un misterio, como esclavo o como árbitro es la idea final del presente curso. La mejor manera de tomar el tiempo es como un factor neutral en nuestras vidas, que fluye por nuestras vidas y existe hasta que nosotros determinemos lo que deseamos hacer con él.

FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO

FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO (II).

 

1.      El tiempo como misterio.

Si tomamos el tiempo como “misterio”, este se convierte en algo ajeno a nuestro interés consciente. Dice el MBR que “esta actitud con respecto al tiempo es similar a la que tenemos comúnmente hacia nuestro cuerpo. Por ejemplo, no somos conscientes de nuestro estómago hasta que éste se descompone y nos duele. El ver al tiempo como un misterio da a veces buen resultado; pero otras, el poder del tiempo pareciera descender desde algún lugar exterior a nosotros causando estragos en nuestros planes y propósitos”.

A continuación veremos algunos comportamientos que acompañan por lo general a la actitud de considerar al tiempo como un misterio, y que han sido retomados del MBR:

·        Concentrase intensamente en la tarea que se está realizando. El científico de un laboratorio es un ejemplo típico de esta clase de propósito único; y también lo es todo ejecutivo cuando permite que un solo aspecto del trabajo oblitere todas las otras consideraciones. 

·        Considerar con desconfianza y tal vez con envidia a la gente que demuestra tener otras ideas con respecto al tiempo. Cuando el tiempo parece estar fuera de nuestro control, es difícil tratar con otra gente cuya relación con el tiempo es más directa. El artista o el hombre teórico pueden ser un ejemplo de este caso. También lo es el hombre exitoso de empresa para quién el día de trabajo de ocho horas resulta muy rígido y limitado.

·        Preocuparse acerca de consecuencias imprevistas. Cuando el tiempo nos parece un misterio, resulta difícil predecir lo que nos traerá. Cuando el tiempo parece venir e irse sin ninguna explicación racional, uno no puede proyectar con precisión sus necesidades, recursos, ni tampoco las reacciones de los demás en el futuro. Esta actitud prevalece aún en las personas más racionales cuando enfrentan situaciones de cambios repentinos, intensos, o de mucho alcance, donde los puntos de referencia previamente establecidos varían rápidamente. 

·        Negarse a tomar compromisos de tiempo muy definidos. Si usted se enfrenta con algo que no ha hecho nunca anteriormente, el tiempo repentinamente puede tornarse un misterio. Uno no sabe cuanto tiempo se prolongará cada fase. Para muchas personas esta actitud es habitual; ellas consideran a muchas de sus tareas y actividades como “nuevas”, e impredecibles, y al dedicarse a lo que sobreviene, piensan que no pueden predecir cuánto tiempo les absorberá. 

Muchos de nosotros tomamos esta actitud, buscando evitar que el manejo del tiempo se “convierta en un problema”, ya que de esta manera podemos concentrarnos en las actividades inmediatas. Pero resulta que tomemos o no tomemos en cuenta el factor “tiempo”, éste siempre nos termina afectando en todo lo que hacemos.

 

2.      El tiempo como esclavo.

En este caso, el individuo trata de mantener el control del tiempo. Uno de los puntos centrales es hacer el uso exacto del tiempo. El MBR identifica los siguientes comportamientos cuando se toma ésta actitud: 

·        Vivir en el futuro. Cuando cada día de la semana debe ser dominado por la voluntad, se requiere necesariamente tener una planificación previa del tiempo; y al estar cada día planificado, el tiempo presente requiere solo la ejecución del plan, mientras que nuestras energías efectivas se concentran en perfeccionar el plan del día o de la semana siguiente. 

Las reuniones suministran ejemplos excelentes de este fenómeno en acción. En lugar de sumergirse en el diálogo corriente, la gente piensa en lo que va a decir a continuación, lo que va a hacer cuando se termine la reunión, qué planes deben trazarse para implementar lo que se está diciendo en el presente. 

·        Sentirse culpable o avergonzado por ser espontáneo. Cuando una persona siente la necesidad de ejercer el control total sobre el tiempo, ceder a la tentación de desviarse de los planes trazados, representa una derrota o, por lo menos, una indisciplina. Muchos ejecutivos, cuando deben permanecer más tiempo que el previsto en un almuerzo de negocios (aunque sea eminentemente productivo) se sienten, no obstante, frustrados e insatisfechos.

·        Sentirse abrumado por las responsabilidades. Propiedad, posesión, control y dominio, pueden resultar cargas abrumadoras. Cuando se siente la necesidad de explotar al máximo las posibilidades de cada segundo, el resultados es frecuentemente agotamiento. Ejemplos de este tipo, pueden verse cuando individuos llevan “trabajo a casa” durante un periodo vacacional, o también, cuando los mandos superiores no pueden delegar trabajo a los subalternos, ya que tienen miedo a perder el control.

Además, el MBR destaca que “las atracciones de esta actitud hacia el tiempo están entre las más ampliamente reconocidas por la sociedad occidental. Se supone que esta actitud es el fundamento del trabajo y del logro. Suministra una norma y media del valor individual y establece una simple escala de valores personales; es loable usar el tiempo eficientemente; es deplorable malgastarlo en formas improductivas”.

Formas de considerar el tiempo

FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO (I).

 

Al hacer referencia al “tiempo”, podemos darnos cuenta que es un concepto muy voluble, en ocasiones rígido, en ocasiones elástico, y así deambula por la vida. Para muestra un botón, veamos las frases que a diario utilizamos para referirnos al tiempo: el tiempo vuela, el tiempo se detiene, el tiempo pasa, entre otras.

En el Modern Business Reports (MBR) se presentan las siguientes formas de considerar el tiempo:

1.      El tiempo como amo.

2.      El tiempo como enemigo.

3.      El tiempo como misterio

4.      El tiempo como esclavo.

5.      El tiempo como árbitro.

6.      El tiempo como fuerza neutral.

 

Analicemos brevemente cada una de estas formas de considerar el tiempo:

 

1.      El tiempo como amo.

Ocurre cuando una persona le confiere fuerza externa, y por ejemplo, decimos “los dictados del tiempo”, la cual no es una mera frase sino una declaración o credo en el poder que el tiempo tiene sobre nosotros. Si consideramos al tiempo de ésta forma, le otorgamos pleno poder para convertirlo en el piloto y nosotros nos convertimos en simples pasajeros. Otras frases que reflejan este tipo de actitud son: “es sólo cuestión de tiempo”, “sólo el tiempo lo dirá”, “el tiempo no espera a nadie”.

Según el MBR, existen algunos comportamientos específicos típicos de la gente que se considera a sí misma esclava del tiempo. Entre estos detalla los siguientes:

·        Abandonar la idea de hacer algo porque es “muy tarde” o “muy temprano” para ello, aunque uno realmente quisiera hacerlo. Por ejemplo, privarse de ir a una fiesta o a un juego de naipes porque eso lo tendría a uno levantado más allá de la hora acostumbrada; o rehusar la invitación a un partido de fútbol vespertino que contribuiría a relajar las tensiones del día, porque eso requeriría dejar la oficina antes del horario habitual de salida.

·        Formarse hábitos personales muy rígidos fijados al reloj, sin tener en cuenta otras ventajas. Por ejemplo, algunas personas se levantan exactamente a la misma hora cada día, independientemente de lo que tengan que hacer o aunque determinado día prefieran mucho más quedarse en la cama. Otros toman su almuerzo habitualmente a las doce en punto aunque no tengan hambre.

·        Atarse a un horario predeterminado aún cuando un pequeño incumplimiento del mismo para hacer algo que nos da placer no acarreará una consecuencia adversa. Un ejecutivo que asiste a una convención, por ejemplo, abandonó una sesión en la cual estaba profundamente interesado debido a que se extendió más allá del tiempo destinado para la misma, aunque la sesión siguiente a la cual tenía programado asistir era de mucho menos importancia para él. Otro ejecutivo se empeña en tomar el tren de las 5:45 a.m. todos los días aunque para ello tenga que sofocarse, en vez de tomar con más calma y descansadamente el tren de las 5:55 a.m. o el de las 6:05 a.m.

·        Confiar en el reloj más que en otros indicios para determinar qué es lo más apropiado para hacer. Algunos ejecutivos creen que un periodo de una hora es el lapso adecuado para una reunión de negocios, no importa cuál sea el tema que deba tratarse o el grado de importancia de la discusión. Otros se sienten incómodos cuando las llamadas telefónicas de larga distancia pasan de, digamos, 10 minutos, aunque la llamada ahorre días de viaje o una reunión.

 

Este tipo de comportamiento puede redundar en llevar una vida más fácil, debido a que se tienen menos decisiones que tomar. O la persona se libera de responsabilidades simplemente diciendo “no depende de mí, lo dice el reloj”.

Pero el MBR establece que hay muchos inconvenientes en esta actitud con respecto al tiempo. Al abdicar la responsabilidad de las decisiones que se presentan minuto a minuto, el individuo erige rígidas barreras a su alrededor que sirven como una protección contra posibles confusiones, inseguridades, incertidumbres y riesgos; pero que también pueden coartar las oportunidades en el trato espontáneo entre personas, en el desenvolvimiento personal y aún obstaculizar el desarrollo de descubrimientos mayores en la profesión de cada uno. Cuando el tiempo es el amo, los otros valores y objetivos toman un segundo lugar.

 

2.      El tiempo como enemigo.

El MBR establece que cuando se ve el tiempo como a un enemigo, significa que debemos prepararnos para una batalla. Expresamos con determinación en “ganarle al reloj”, como si pudiéramos acumular como capital los pocos minutos u horas que se ganan. Sin embargo, el tiempo continua su marcha.

El MBR establece los siguientes comportamientos típicos de las personas que tratan de “ganarle” al tiempo.

·        Cuando existe una carrera por vencer horarios y plazos, sin importar lo que la actividad requiera. Por ejemplo, un ejecutivo que guía su coche todas las mañanas al trabajo, se divierte tratando de encontrar caminos más cortos para “establecer un récord”. O un gerente que se esfuerza enormemente para cumplir con un plazo extremadamente corto que él mismo se impuso para una asignación de tareas, aunque a nadie le importe que ese trabajo se cumpla con tal brevedad.

·        “Sentirse triunfante por llegar temprano o vencido por llegar tarde. En este caso la gratificación o mortificación se relacionan solamente con el propósito para el cual el tiempo está destinado. Por ejemplo, algunos ejecutivos tienen el hábito de presentarse temprano a las reuniones, aunque luego deban esperar hasta que los demás lleguen. Otros se sienten mortificados cuando llegan aunque sea unos pocos minutos tarde a una cita, no por el inconveniente que causen a otra persona, sino porque lo consideran una batalla perdida frente al tiempo”.

·        Juzgar a otras personas por la eficiencia en el empleo del tiempo más que por la eficacia en la realización del trabajo. Esto es algo que ocurre a menudo en nuestra vida cotidiana con más frecuencia de la que imaginamos. El MBR expresa que cuando la lucha contra el tiempo adquiere un valor supremo, un jefe tiende, por ejemplo, a valorar más a un subordinado que obtiene rápidos resultados que a otro que analiza más profundamente hasta encontrar la solución más correcta. El mismo jefe prefiere a un colega que dirige las reuniones en el tiempo preciso, más que a otro cuyas reuniones son más flexibles, independientemente de los resultados de unas y de otras.

Tomar al tiempo como a un enemigo tiene sus pro y sus contra según el MBR. Una ventaja de considerar al tiempo como a un enemigo es que se acicatea el espíritu de competencia, que muchos piensan que es la llave del éxito. Otro atractivo es el impulso de vencer a las fuerzas naturales, primarias, de las cuales el tiempo es nuestro contacto inmediato.

El mayor inconveniente en luchar contra el tiempo es, por supuesto, lo inevitable del fracaso eventual. Pero hay también consecuencias negativas inmediatas. Cuando la mente está casi constantemente en estado de guerra, pocas experiencias, pocas relaciones, y hasta pocos logros y momentos felices pueden apreciarse en su totalidad. Se torna difícil vivir en el presente cuando nuestra mente está constantemente en estado de alerta preparándose para la próxima batalla. Las satisfacciones son pasajeras y la vida pierde atractivo.